Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Журнал учета корреспонденции

Журнал учета корреспонденции

Основные графы

Согласно общепринятым стандартам делопроизводства в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера , позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх.

№ 42-15/01 от 25.07.2015.В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр.Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа.

Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа.Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.

Образец журнала регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы.

Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством.Его содержание определяется индивидуально на каждом предприятии исходя из специфики и принятой учетной политики. Составляется для хранения отметок о фактах создания, получения или отправки документов, № и датах, кратком содержании.Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции.

Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные.

Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

Пожалуй, приступим

Итак, нам потребуется:

  • штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа – не беда! Напишете необходимые отметки от руки.
  • компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
  • корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
  • сканер;
  • принтер;

Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию. Далее разобьем весь поток документов на несколько больших групп:

  • исходящие официальные письма;
  • документы, отправляемые из вашей организации.
  • договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
  • входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
  • внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);

Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

Документация для фирм-партнеров

Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция – это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.Следует заметить, что рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, например, на презентацию регистрировать не нужно.

Формы регистрации

Документация, для которой регистрация не обязательна:

  • «Личные» пакеты с соответствующей пометкой
  • Копии распоряжений государственных органов, постановлений и нормативной документации.
  • Материалы информационного характера.
  • Информационно-справочная документация.
  • Журнальные, брошюрные бумаги и книги, другая печатная продукция.
  • Программные описания конференций, совещаний и семинаров, приглашения на мероприятия.
  • Письма с рекламным содержанием.
  • Телеграммы и письма с поздравлениями.

В какой срок необходимо зарегистрировать ООО в налоговой и каковы последствия несоблюдения сроков регистрации, вы можете прочесть, перейдя по

Образец Журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Для чего необходимы журнал регистрации входящих документов и журнал регистрации исходящей корреспонденции?

На первый взгляд неопытному специалисту может показаться, что эти документы — формальность и бюрократический пережиток.

Но на практике быстро подтверждается, что скрупулёзная фиксация всех входящих и исходящих писем очень полезна организации.

Рассказываем, для чего необходимы журналы регистрации корреспонденции и как их правильно вести.

Какие журналы должны быть в компании?

В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

  1. По учету входящей корреспонденции.
  2. По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.
  3. По учету исходящей корреспонденции.
  4. По учету соглашений.

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности.

При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг.

Например:

  1. телеграммы;
  2. запросы;
  3. справки;
  4. заявки и пр.
  5. переводы;
  6. акты;

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Журналы регистрации документов

Журнал регистрации входящих документов (форма) Журнал регистрации входящих документов (образец заполнения) Журнал регистрации исходящих документов (форма) Журнал регистрации исходящих документов (образец заполнения) Журнал регистрации отправления документов факсимильной связью Журнал учета почтовых отправлений Журнал регистрации актов

Что на счёт дат и номеров?

Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций.Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы.

Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках.В каждой компании принимают собственную систему, согласно которым письма и получают номера. Главное, чтобы этот набор цифр был уникальным.

Каждое письмо должно иметь свой собственный, уникальный номер. Другие варианты оформления незаконны. Письмо получает одно обозначение, даже если один и тот же его текст отправляется нескольким разным адресатам.Журнал регистрации исходящих документов – образец вы можете скачать по следующей ссылке.

Внутренние документы

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать.

Обычно требуется четыре реестра регистрации:

  1. Реестр приказов
  1. Реестр распоряжений

Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации). Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии – буквенный индекс ГБ (Пример 4)). Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

  1. Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5.

Пояснения по столбцам: «П/н» – порядковый номер. «Дата» – дата документа. «№ записки» – номер документа. «Кому адресована/отослана» – перечень должностей и Ф.И.О.

лиц, которым адресован и отослан данный документ. «Содержание» – краткое содержание документа. «ГИД» – должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа.

«Примечание» – примечания и служебные отметки.
Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:

  1. Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.
Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Как нужно правильно вести учет входящей документации?

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции – дело не трудное, но ответственное. Учету подлежат все документы, поступившие на предприятие. Если они пришли из организаций, на них обязательно должны быть печать и подпись руководителя.

Иногда требуется и подпись ответственных лиц, например, главного бухгалтера, если это счет, выставленный предприятию.

На письмах от частных лиц, например, объяснительных или претензиях, может стоять только подпись человека, который этот документ составил.На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов.

Он сам решает, что делать с поступившими документами – принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку. Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику. Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.На основании этого «вердикта» секретарь в журнале регистрации входящей корреспонденции отмечает в соответствующей графе дальнейшую «судьбу» каждого письма.
Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.На основании этого «вердикта» секретарь в журнале регистрации входящей корреспонденции отмечает в соответствующей графе дальнейшую «судьбу» каждого письма.

Например, новое положение о расчете премии может быть направлено в бухгалтерию, методические указания по ТБ – в техотдел, а претензия от гражданина Иванова в отдел контроля качества продукции.

На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается.

Виды журнала: их преимущества и недостатки

Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф.

Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения.

Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов.

В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.

Зачем нужен учет корреспонденции?

Некоторые люди, далекие от производства, полагают, что скрупулезная регистрация поступающей и исходящей корреспонденции – это лишняя работа, так называемое бумаготворчество.

На самом деле учет корреспонденции выполняет такие функции:

  1. Помогает быстро найти необходимый документ.
  2. Гарантирует эффективное участие компании во внешней экономической жизни.
  3. Обеспечивает своевременное реагирование на поступающие сигналы.
  4. Рационализирует обмен информацией внутри производства.
  5. Упорядочивает документооборот.

Важность этой работы очевидна, поэтому подходить к ее выполнению нужно ответственно.Источник: https://FB.ru/article/400750/ishodyaschaya-korrespondentsiya-jurnalyi-registratsii-ucheta-obraztsyi-pravila-zapolneniyaNo related posts. Поделиться: ЗаписиРубрики×Рекомендуем посмотретьРубрикиПопулярноеКонтактыг.

Москва Гоголя, ул. д2 офис 17 (495)214-11-16 © Copyright 2021, Права граждан.
Все права защищены.

Рекомендуем прочесть:  Виды экономических преступлений

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции.

Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении.Согласно Стандарту ГОСТ 2007 года «Управление документами.

В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении.Согласно Стандарту ГОСТ 2007 года «Управление документами.

Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др.Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции.

Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации.

Журнал регистрации исходящих документов: определение и главные понятия

Регистрацией называют процесс записи учётных данных, касающихся документа. Это делается только по нормам и правилам, установленным на законодательном уровне.

Это помогает фиксировать факт отправления или получения, создания элемента документации.Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой. Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу. Во всяком случае, официально.Для регистрации документов используют Они продаются в канцелярских магазинах.

Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные. Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам.Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации.

Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя.

Факты создания и отправки писем тоже документируются.

В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов.Организационная структура, масштаб предприятия влияют способ решения вопроса.

Сами руководители регистрируют документацию в небольших компаниях, где нет ни секретаря, ни организованного документооборота. Если за это отвечает сотрудник из штата организации, лучше всё закрепить в соответствующем приказе.Больше информации о том, в каком порядке осуществляется ведение журнала регистрации входящих документов по предприятию, вы можете получить

Функции журнала регистрации

Журнал регистрации наделен следующими функциями:

  1. Быстрый и простой поиск нужной бумаги.
  2. Упорядочивание справочных данных о документации.
  3. Фиксация даты регистрации, от которой будет отсчитываться срок выполнения документа.
  4. Упорядочивание всей документации.

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера.

Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя.

Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне. Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге.

Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер.

Можно указывать обозначения через черту.

ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер?

Все зависит от конкретного документа, его формы.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты.

Основная часть должна:

  1. Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
  2. Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
  3. Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.
  4. Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа.

Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Для чего нужен журнал регистрации писем в организации

Журнал регистрации корреспонденции — входящей и исходящей — есть в любой организации. Но не все хорошо понимают его важность для документооборота. Между тем документальная фиксация всех поступающих писем и обращений жизненно необходима.Регистрация входящих и исходящих писем:

  1. помогает в судебных разбирательствах.
  2. может стать доказательством отправки заявления или обращения в контролирующие органы для предъявления претензии о несвоевременном ответе;
  3. помогает быстрее ориентироваться в архиве за предыдущие месяцы, быстрее находить документы за предыдущие месяцы;
  4. запись краткого содержания в специальной графе помогает восстановить письмо в случае утраты;
  5. помогает руководителю контролировать своевременность отправки и предоставления ему корреспонденции;
  6. служит подтверждением отправки и получения писем, обращений, жалоб и заявок;

Таким образом, зарегистрировать письмо важно по нескольким причинам.

Журнал учета не предполагает единую унифицированную форму, хотя рекомендуется придерживаться правил оформления, представленных в следующих разделах. В некоторых канцелярских магазинах можно найти готовые многостраничные журналы — это отличный вариант для тех, кто ведёт записи на бумаге.Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет.

Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно.Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.Журналы регистрации входящих и исходящих документов можно вести в привычном бумажном виде или вносить данные в таблицу Excel

Заполнение журнала: по каким правилам это делается?

Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе.

Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью.Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение.

Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи.Регистрация документов начинается с четвёртой страницы. Книга нумеруется до начала работы.

Запрещено выдёргивать даже одну страницу.

Хранится документ на протяжении 5 лет.

Прошивка не обязательна, поскольку к документам полной отчётности журналы не относятся.

Служебная командировка

Важная информация по унифицированным формам ВНИМАНИЕ!

С 08.01.2015 Постановлением Правительства РФ отменены командировочные удостоверения и служебные задания.

Подробности здесь. Скачать в одном архиве (.7z, 1472 кб): Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+