Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Содержание трудовой книжки

Содержание трудовой книжки

Трудовая книжка и ее назначение

Вы здесь Опубликовано 2005-03-24 16:47 пользователем HRTrud В ч. 1 ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Однако следует помнить, что трудовая деятельность может быть осуществлена и на основании гражданско-правовых договоров о труде. В этом случае трудовой стаж подтверждается документами об уплате взносов в Пенсионный фонд РФ и соответствующим договором.

В п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225, говорится о том, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Таким образом, по истечении одной недели работы работник, поступивший на работу впервые, имеет право на оформление трудовой книжки. Данному праву корреспондирует обязанность работодателя по оформлению трудовой книжки.

Выполнение этой обязанности не зависит от того, сколько времени отработал работник в организации. Если работник отработал даже один день, а затем уволился, в течение недели со дня приема на работу работодатель обязан оформить ему трудовую книжку. Таким образом, обстоятельством, доказанность которого позволяет требовать оформления трудовой книжки, является прием на работу, а не количество отработанного времени.

Недельный срок для оформления трудовой книжки начинает свое течение именно с даты приема на работу. Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. Основной по действующему законодательству признается работа в организации, в которой находится трудовая книжка.

Основной по действующему законодательству признается работа в организации, в которой находится трудовая книжка. Следовательно, по истечении пяти дней работы работодатель обязан внести в трудовую книжку работника запись о работе в организации. Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку работника по основному месту работы на основании представленных работником документов, подтверждающих работу по совместительству.

Таким документом является справка, выданная организацией, в которой работник трудится по совместительству.

Работодатель не может отказать во внесении записи о работе по совместительству. Поэтому праву работника на внесение этой записи корреспондирует обязанность работодателя по реализации данного права.

Правила о ведении трудовых книжек не распространяются на работодателей — физических лиц, они не могут ни выдавать трудовые книжки работникам, впервые поступившим на работу, ни вносить записи о работе у работодателя — физического лица.

В связи с чем работа у работодателей — физических лиц подтверждается заключенным с ними трудовым договором, а также сведениями об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, Фонд обязательного социального страхования РФ. В трудовую книжку работника вносятся сведения о нем, о выполняемой им работе, о переводах на другую постоянную работу, сведения о награждениях работника за успехи в работе, а также об увольнении работника с указанием основания прекращения трудового договора. Взыскания в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда увольнение с работы является дисциплинарным взысканием.

Запись об увольнении работника должна соответствовать формулировке основания прекращения трудового договора, данной в федеральном законе.

Порядок внесения записей в трудовые книжки помимо ТК РФ определяется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, которая утверждена Постановлением Минтруда РФ N 69 от 10 октября 2003 года, регистрационный N 5219 от 11 ноября 2003 года. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку. В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с его отсутствием на работе либо отказом от получения трудовой книжки, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправление почтой.

Отправление трудовой книжки по почте может состояться только с письменного согласия работника. Отсутствие такого согласия лишает работодателя возможности отправить трудовую книжку работника по почте. Нарушение этого правила работодателем может стать основанием для возложения на него обязанности по возмещению причиненных работнику убытков при утрате почтой его трудовой книжки.

Тогда как с момента направления работнику письменного уведомления о необходимости получить трудовую книжку либо дать письменное согласие на ее высылку по почте работодатель освобождается от ответственности за выдачу трудовой книжки.

Таким образом, для выдачи работнику трудовой книжки предусмотрена письменная форма.

Выдача трудовой книжки работнику при увольнении подтверждается подписью работника о получении трудовой книжки в книге учета и движения трудовых книжек. Основанием для освобождения работодателя от ответственности могут стать письменные доказательства невозможности вручения работнику трудовой книжки в последний день работы, а также письменное уведомление работника о необходимости получить трудовую книжку либо дать согласие на ее высылку по почте.

Отсутствие перечисленных письменных доказательств при возникновении спора лишает работодателя права ссылаться в подтверждение выдачи трудовой книжки на свидетельские показания.

Не могут быть использованы свидетельские показания и для подтверждения письменного уведомления работника о необходимости получить трудовую книжку либо дать согласие на ее высылку по почте.

Отсутствие допустимых доказательств, подтверждающих выдачу работнику трудовой книжки, или отсутствие возможности такой выдачи и уведомления работника о необходимости получения трудовой книжки влечет возникновение у работодателя обязанности по оплате работнику всего времени задержки трудовой книжки из расчета среднего заработка работника.

И в данном случае речь идет об оплате времени вынужденного прогула, так как работник не может поступить на другую работу без трудовой книжки, находящейся у прежнего работодателя.

Поэтому вынесение решения об оплате времени задержки трудовой книжки влечет возникновение у работодателя обязанности по изменению даты увольнения и внесению соответствующих изменений в трудовую книжку работника. В этом случае у работника появляется право требовать выдачи дубликата трудовой книжки, так как запись об увольнении с другой даты не соответствует действительности.

В ч. 1 ст. 62 ТК РФ закреплена обязанность работодателя по письменному заявлению работника выдать ему в течение трех дней с момента получения такого заявления копии документов, связанных с работой, в том числе и копию трудовой книжки.

Копии указанных документов заверяются подписью и печатью работодателя, они должны выдаваться работнику бесплатно. Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Порядок внесения записей

Важно отметить, что все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки работника утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Так, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003». Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.

Записи в трудовой книжке

Ведение и хранение данных документов на период работы сотрудника возлагается на работодателя, включая ИП. Без документального подтверждения, деятельность компании граничит с уголовной ответственностью за нарушение налогового законодательства.

Читайте также Обязанность по их ведению установлена законом и начинает действовать через 5-7 дней после приема гражданина на основную работу. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Кроме выполняемой работы, в нее вносятся записи о награждениях, переводах на новую должность, сведения о причинах прекращения трудовой деятельности и увольнении.

Рабочие моменты подтверждаются номером приказа, который фиксируется в специальной книге учета на рабочем месте.

Точные нормативы о записях, их изменениях и правилах внесения регламентированы п.

2 Постановления. Читайте также

Понятие и регулирование трудовых книжек

Трудовая книжка – это официальный документ, содержащий данные о трудовой деятельности гражданина. Согласно , перечень сведений в трудовой книжке должен включать:

  1. основания для расторжения трудового соглашения;
  2. дату начала и окончания работы у каждого работодателя;
  3. наименования работодателей;
  4. данные о присвоении государственных или внутренних предприятия.
  5. данные о прохождении профессиональной переподготовки;
  6. занимаемые ;
  7. наименование специальности;
  8. ФИО и дату рождения работника;

описывает правила хранения и учета трудовых, а также порядок внесения изменений и выдачи дубликата документа при порче или утрате. Требования к заполнению трудовой приведены в .

Трудовые книжки: от А до Я

Вы здесь Опубликовано 2007-10-11 13:19 пользователем HRTrud «Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения», 2007, N 23 В соответствии со ст.

66 ТК РФ если сотрудник проработал по основному месту работы более 5 дней, то на работодателя в отношении него возлагается обязанность по ведению трудовой книжки. Причем это касается как организаций, так и индивидуальных предпринимателей (ИП). Исключение — физические лица, не имеющие статуса ИП .

——————————— В соответствии со ст. 309 ТК РФ работодатель — физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках и оформлять их работникам, принимаемым на работу впервые.

Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме. Актуальность данной статьи обусловлена тем, что различного рода ошибки и неточности, допущенные при оформлении (ведении) трудовых книжек, затрагивают интересы не только сотрудника, но и работодателя. Нами рассмотрены нюансы оформления трудовых книжек, порядок их учета и хранения, а также меры ответственности работодателя за нарушение данного порядка.

О бланке Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника считается трудовая книжка установленного образца. На данный момент ее действующая Форма утверждена Постановлением Правительства РФ N 225 .

——————————— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».

В нее вносят сведения о сотруднике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи при выполнении трудовых обязанностей (абз.

3 ст. 66 ТК РФ). Минфин в Письме от 23.08.2007 N 03-01-15/9-286 указал, что формы бланков трудовых книжек, вкладыши и нормативные документы по кадровой работе не подлежат утверждению в качестве бланков строгой отчетности в соответствии с Положением, принятым Постановлением Правительства РФ N 171 . ——————————— Постановление Правительства РФ от 31.03.2005 N 171

«Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»

. Оформление трудовой книжки Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей установлены Постановлением Правительства РФ N 225 (далее — Правила ведения трудовых книжек).

При заполнении трудовых книжек следует руководствоваться Инструкцией под одноименным названием, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Обратите внимание: ответственный за ведение (оформление) трудовых книжек должен производить записи в ней аккуратно (без помарок), используя при этом шариковые, гелевые и перьевые ручки со световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (п.

1.1 Инструкции). На работу в первый раз.

В соответствии с п. 8 разд. II Правил ведения трудовых книжек работодатель должен оформить трудовую книжку в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Оформление трудовой книжки начинают с заполнения титульного листа, в котором указывают следующие данные: — фамилию, имя, отчество и дату рождения работника; — его образование, профессию, специальность . ——————————— Данные указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военный билет, водительское удостоверение и т.д.), полностью, без сокращений.

В соответствии с п. 1.1 Инструкции записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 20 ноября 2007 г., в трудовой книжке делается запись: «20.11.2007».

Эти данные указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний.

Данные, внесенные в титульный лист трудовой книжки, работник после проверки заверяет своей подписью (п. 2.2 Инструкции). В свою очередь, ответственный за ведение трудовых книжек также заверяет титульный лист своей подписью и проставляет печать организации, в которой впервые заполняется трудовая книжка. Больше всего вопросов при заполнении титульного листа вызывают графы «Образование» и особенно «Профессия и специальность», поэтому остановимся на них подробнее.

В зависимости от уровня подготовки специалиста в графу «Образование» вносят одну из следующих записей: — основное общее; — среднее общее; — начальное профессиональное; — среднее профессиональное; — высшее профессиональное; — послевузовское профессиональное. Если обучение не закончено, то соответствующую запись в титульном листе трудовой книжки можно сделать на основании таких документов, как студенческий билет, зачетная книжка, справка образовательного учреждения и т.п. С графой «Профессия и специальность» несколько сложнее.

Дело в том, что в ней следует указывать квалификацию, присвоенную сотруднику по итогам обучения.

Однако на практике работник по кадрам сталкивается с ситуацией, когда в дипломе молодого специалиста указано, что ему присуждена квалификация, например, «бакалавр менеджмента». Возникает вопрос: какую запись нужно внести в титульный лист трудовой книжки? С одной стороны, в соответствии с п. 2 ст. 6 Федерального закона N 125-ФЗ установлены три уровня высшего профессионального образования — бакалавр, специалист и магистр.
2 ст. 6 Федерального закона N 125-ФЗ установлены три уровня высшего профессионального образования — бакалавр, специалист и магистр.

Более того, по каждому уровню образования выдается соответствующий диплом (п.

3 ст. 7 Федерального закона N 125-ФЗ).

——————————— Федеральный закон от 22.08.1996 N 125-ФЗ

«О высшем и послевузовском профессиональном образовании»

. Итак, если в дипломе указана степень бакалавра, то, по мнению автора, в графе «Профессия и специальность» следует указать только специальность, например, «менеджмент». Это связано с тем, что, получив степень бакалавра, работник может продолжить обучение и стать магистром.

Если он имеет степень магистра, то в трудовой книжке можно сделать развернутую запись — «магистр техники и технологии по направлению «Автоматизация и управление». Сотрудник кадровой службы может спросить: в каких случаях наименование должности в трудовой книжке должно совпадать с ее наименованием, закрепленным в справочниках, утверждаемых в установленном Постановлением Правительства РФ N 787 порядке?

По нашему мнению, при оформлении трудовой книжки следует придерживаться наименований должностей, указанных в вышеприведенном справочнике, однако в обязательном порядке руководствоваться им нужно, когда выполнение работы связано с предоставлением компенсаций или льгот (ст.

57 ТК РФ). ——————————— Постановление Правительства РФ от 31.10.2002 N 787

«О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»

. Обратите внимание: при оформлении трудовой книжки новому сотруднику работник кадровой службы организации должен использовать свой бланк даже в том случае, если первый предъявит чистый бланк трудовой книжки с просьбой его заполнить.

Дело в том, что, во-первых, в соответствии с п. 44 Правил ведения трудовых книжек работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, а, во-вторых, он вправе приобретать бланки только у распространителей или изготовителя на основании соответствующего договора (п.

4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку ). В свою очередь, в роли распространителей могут выступать только юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям изготовителя — объединения «ГОЗНАК» Минфина России.

——————————— Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н. Нарушение вышеприведенных норм, а именно использование при оформлении трудовой книжки бланка сотрудника, может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за правонарушение в сфере трудовых отношений по ст.
Нарушение вышеприведенных норм, а именно использование при оформлении трудовой книжки бланка сотрудника, может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за правонарушение в сфере трудовых отношений по ст.

5.27 КоАП РФ — организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб., предпринимателя — на сумму от 1000 до 5000 руб. Вместо денежных штрафов контролеры могут приостановить деятельность вышеупомянутых хозяйствующих субъектов на срок до 90 суток.

Также не следует сбрасывать со счетов и тот факт, что предложенный сотрудником бланк трудовой книжки может быть поддельным.

Согласно ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, принимаемого на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по его письменному заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Исходя из этого работник кадровой службы вправе требовать от нового сотрудника заявление об оформлении трудовой книжки, так как он впервые трудоустраивается.

При этом в качестве причины отсутствия трудовой книжки можно указать, например: «в связи с выходом на работу впервые».

Если молодой специалист устраивается в организацию или к индивидуальному предпринимателю по окончании вуза, то вносить в трудовую книжку сведения об учебе не надо, так как действующими нормативно-правовыми актами, в частности Правилами ведения трудовых книжек, это не предусмотрено. Вместе с тем если обучение сотрудника связано с повышением квалификации на курсах (в школах), то об этом в трудовой книжке со ссылкой на подтверждающие документы делается соответствующая запись (пп.

«б» п. 21 Правил ведения трудовых книжек).

После такого обучения новая квалификация, как правило, не присваивается, а выдается Удостоверение о краткосрочном повышении квалификации или Свидетельство о повышении квалификации, Формы которых утверждены Постановлением Госкомвуза России N 13 и являются основанием для внесения записи в трудовую книжку. Причем, как считает автор, сведения о времени обучения на курсах (в школах) по повышению квалификации следует вносить в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки отдельной строкой с указанием даты, номера и наименования документа, подтверждающего повышение квалификации. ——————————— Постановление Госкомвуза России от 27.12.1995 N 13

«Об утверждении форм документов государственного образца о повышении квалификации и профессиональной переподготовке специалистов и требований к документам»

.

Также если перед трудоустройством сотрудник исполнял воинскую обязанность — проходил военную службу в Вооруженных Силах РФ в соответствии с Федеральным законом N 53-ФЗ , то в трудовой книжке следует отразить сведения о времени службы. Данное правило распространяется и на сотрудников, служивших в таможенных органах, органах внутренних дел, налоговой полиции, а также в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ. ——————————— Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».

Пример 1. Иванов И.И. принят на работу в ООО «Парус» на должность бухгалтера с 9 января 2008 г.

До трудоустройства он проходил срочную службу в армии с 01.10.2006 по 01.10.2007, трудового стажа не имеет.

Рассмотрим порядок оформления раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. На основании представленных документов ответственный за ведение трудовых книжек должен сделать следующие записи: N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись число месяц год 1 2 3 4 1 09 01 2008 Служба в Вооруженных Силах РФ с 01.10.2006 по 01.10.2007 Военный билет ПК N 123654 Общество с ограниченной ответственностью «Парус» 2 09 01 2008 Принят в финансовый отдел на должность бухгалтера Приказ от 09.01.2008 N 3 Если есть опыт работы. При трудоустройстве сотрудника с опытом работы помимо документов, необходимых для оформления трудового договора, необходима трудовая книжка, подтверждающая его стаж (опыт) работы.

В случае отказа в ее представлении работодатель обязан потребовать от сотрудника письменное заявление об оформлении новой трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия (см. предыдущий раздел), чаще всего — утрата. В данном случае заявление может быть следующее:

«В связи с потерей трудовой книжки прошу оформить мне новую трудовую книжку»

.

При этом записи в трудовой книжке о предыдущей работе сотрудник кадровой службы по новому месту работы делать не вправе. Вместе с тем оформлять новые трудовые книжки не всегда выгодно. В первую очередь это связано с осуществлением предпринимательской деятельности, подлежащей обязательному лицензированию.

Дело в том, что для получения (продления) лицензии решающую роль играет именно квалифицированный персонал с опытом работы . Поэтому, если работник заинтересован в новом месте работы, он может восстановить трудовую книжку, обратившись с соответствующим заявлением по последнему месту работы, где ему должны выдать ее дубликат не позднее 15 дней со дня получения заявления (п.

31 Правил ведения трудовых книжек). ——————————— Подпункт «д» п. 4 Положения о лицензировании производства лекарственных средств, утв.

Постановлением Правительства РФ от 06.07.2006 N 415.

Нельзя исключать и такую ситуацию.

Уволенный с предыдущего места работы за пьянство или прогулы (пп. «б», «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ) с внесением соответствующих записей в трудовую книжку сотрудник сознательно скрыл ее наличие, сославшись на ее утрату, написал заявление работодателю с просьбой завести новую книжку, который во исполнение требований действующего законодательства обязан оформить ее. Но что он должен делать, если есть подозрения на «нечистое» прошлое сотрудника?

Согласно ст. 64 ТК РФ отказать в приеме на работу можно по деловым качествам.

Упор в этом случае необходимо сделать именно на отсутствии трудовой книжки и, как следствие, стажа (опыта) работы, — объяснить «хулигану», что по деловым качествам он уступает иным кандидатам, претендующим на данную должность. При необходимости отказ следует оформить в письменной форме.

Если сотрудник представил книжку для подтверждения трудового стажа, то ее оформление новый работодатель начнет с раздела «Сведения о работе».

В графе 3 данного раздела в качестве заголовка нужно указать полное, а также сокращенное (при его наличии) наименование организации (п.

3.1 Инструкции). В связи с этим наименование организации в трудовой книжке должно быть указано в соответствии с учредительными документами. При этом сокращенное наименование указывается при условии, если оно предусмотрено нормативно-правовыми актами и закреплено в учредительных документах организации.

Так, в силу п. 1 ст. 4 Федерального закона N 14-ФЗ общество с ограниченной ответственностью должно иметь полное и вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке.

При этом в первом случае указывается полное наименование общества и слова «с ограниченной ответственностью». Во втором — полное или сокращенное наименование общества и слова «с ограниченной ответственностью» или «ООО».

Указывать в трудовой книжке только сокращенное наименование организации неправомерно.

——————————— Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Далее работник кадровой службы под заголовком в графе 1 проставляет порядковый номер вносимой записи и в графе 2 указывает дату приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Мы продолжаем знакомить читателей с наиболее интересными моментами, связанными с оформлением и ведением трудовых книжек.

Если сведения в титульном листе изменились Если персональные данные сотрудника (Ф.И.О., дата рождения, уровень образования, профессия, специальность) по каким-либо причинам изменились (например, вступление в брак, развод, смена фамилии, присвоение новой квалификации и т.д.), внести изменения в трудовую книжку обязан работодатель по последнему месту работы (п.

26 Правил ведения трудовых книжек ) на основании соответствующих документов (паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества) и других со ссылкой на их номер и дату.

——————————— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках». Перечисленные изменения персональных данных должны быть зафиксированы в трудовой книжке сотрудника путем внесения в ее титульный лист новых сведений.

При этом устаревшая запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху или сбоку) делается новая. Причем зачеркнутая запись должна легко читаться.

Ссылки на соответствующие документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или специально уполномоченного им лица (работника отдела кадров) и печатью организации (или печатью кадровой службы). Если изменения персональных данных касаются получения новых образования, профессии, специальности, то согласно п.

2.4 Инструкции в титульный лист трудовой книжки нужно вписать в соответствующих строках новые сведения, дополнив через запятую имеющиеся записи.

Зачеркивания в этом случае не допускаются. Если данные об образовании, профессии или специальности в трудовой книжке по каким-либо причинам отсутствуют, то работник кадровой службы заполняет пустые строки.

——————————— Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Обратите внимание: многие эксперты, работники кадровых служб считают, что в случае дополнения ранее внесенных сведений об образовании, профессии или специальности в трудовой книжке обязательно надо делать ссылку на соответствующий документ и аналогично с записью об изменении фамилии, имени, отчества, дате рождения работника разместить ее на внутренней стороне обложки. Однако, по мнению автора, делать этого не нужно, так как нормативно-правовыми актами, в частности Правилами ведения трудовых книжек и Инструкцией, данное требование не предусмотрено.

К тому же из-за небольших размеров трудовой книжки сделать это довольно проблематично, а порой и невозможно.

Пример 1. Иванова И.И. работает в ООО «Парус» на должности бухгалтера. В ее трудовой книжке в графе «Образование» было указано «среднее профессиональное образование», а в строке «Профессия, специальность» — «экономист».

В июле 2007 г. она окончила экономический факультет вуза и получила диплом по специальности «Бухгалтерский учет, анализ и аудит».

В августе этого же года Иванова И.И. вышла замуж и сменила фамилию — стала Сидоровой. На основании свидетельства о браке и диплома работник кадровой службы сделает следующие изменения в титульном листе трудовой книжки: ┌─────────────────────────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Фамилия Иванова изменена на фамилию Сидорова на основании│Герб России Трудовая книжка │ │свидетельства о браке от 24.08.2007 N 12345, │ ТК N 5464111 │ │выданного отделом ЗАГС Советского района г.

Н. Новгорода.│ │ │ │ — Иванова — Сидорова │ │ │Фамилия ————————————————│ │Инспектор отдела кадров │ Ирина │ │ООО «Парус» А.В.Петрова│Имя —————————————————-│ │ │ Ивановна │ │ │Отчество ————————————————│ │ │ 01.01.1983 │ │ │Дата рождения ——————————————│ │ Печать │ (число, месяц, год) │ │ ООО «Парус» │ среднее специальное образование, │ │ │Образование ———————————————│ │ │ высшее профессиональное образование │ │ │———————————————————│ │ │ экономист │ │ │Профессия, специальность ——————————-│ │ │ 01.04.2003 │ │ │Дата заполнения —————————————-│ │ │ (число, месяц, год) │ │ │ Иванова │ │ │Подпись владельца книжки ——————————-│ │ │ │ │ │М.П. │ │ │ Подпись лица, ответственного за ведение │ │ │ трудовых книжек │ │ │ Петрова │ │ │ ————————————— │ │ │ (разборчиво) │ └─────────────────────────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘ Оформление трудовой книжки При увольнении.

Увольнение сотрудника (прекращение трудового договора) сопровождается изданием приказа, распоряжения или иного решения работодателя и внесением соответствующей записи в трудовую книжку.

В данном случае при оформлении трудовой книжки следует руководствоваться разд.

5 Инструкции. Так, в соответствии с п.

5.1 данного документа в графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки необходимо проставить порядковый номер записи, в графе 2 — дату увольнения, причину увольнения указать в графе 3, а в графе 4 — наименование, дату, номер документа, на основании которого внесена запись об увольнении сотрудника (приказ, распоряжение и т.п.). Вообще при прекращении трудового договора с работником все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, следует заверить подписью работодателя (сотрудника кадровой службы), печатью организации (отдела кадров) и подписью работника (п. 35 Правил ведения трудовых книжек).

В случае если при увольнении по каким-либо причинам работник отказывается получить трудовую книжку, соответственно и от подписи, работодателю следует направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте по указанному им адресу. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

При увольнении сотрудника может возникнуть вопрос: какую запись следует внести в графу 3 в соответствии с действующим законодательством? Дело в том, что согласно ст. 84.1 ТК РФ запись в трудовой книжке об основании и о причине увольнения сотрудника должна производиться со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса. В то же время в разд. 5 Инструкции приведены примеры записей в трудовой книжке о расторжении трудового договора без указания частей статьи.

Чем должен руководствоваться работодатель? Безусловно, в этом случае бухгалтеру (кадровику) следует отдать приоритет нормативному акту большей юридической силы — ТК РФ, то есть запись в трудовой книжке должна содержать ссылку на пункт и часть ст.

ст. 71, 77, 81 или 83 ТК РФ — в зависимости от основания увольнения. Так, при увольнении сотрудника по собственному желанию в трудовой книжке следует сделать следующую запись:

«Уволен по собственному желанию в связи со сменой места жительства, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

. Когда основанием прекращения трудовых отношений является расторжение трудового договора по инициативе работодателя, запись будет такой:

«Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»

.

Напомним, в трудовой книжке не допускаются различные сокращения (например, «пр.» вместо «приказ») и наименование работодателя также следует указывать полностью (например, «Общество с ограниченной ответственностью «Парус»).

Иногда при увольнении сотрудника работодатель не выдает на руки трудовую книжку по причине того, что первый не заполнил так называемый «обходной лист».

Вместе с тем такое требование работодателя незаконно, поскольку ни само понятие «обходной лист», ни обязанность работника по его заполнению трудовым законодательством не предусмотрены.

К тому же в случае задержки трудовой книжки работодатель обязан возместить сотруднику средний заработок (ст. 234 ТК РФ). В соответствии с п. 35 Правил ведения трудовых книжек днем увольнения сотрудника в этом случае считается день выдачи трудовой книжки.

О новом дне увольнения работника издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном разд.

3 Правил ведения трудовых книжек. Исправление ошибок Никто не застрахован от ошибок.

Каким образом кадровику внести исправления в трудовую книжку при обнаружении ошибочной записи? Начать следует с того, что ошибки в трудовой книжке исправляются работодателем, допустившим их, либо по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п. 27 Правил ведения трудовых книжек).

В случае если «невнимательный» работодатель реорганизован, то исправления в трудовой книжке делает его правопреемник, если ликвидирован — новый работодатель на основании соответствующих документов . ——————————— Такими документами могут быть копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, справки и выписки документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, книга регистрации приказов и т.д.).

Обратите внимание: исправленные в трудовой книжке записи должны соответствовать документу, на основании которого они были внесены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (п.

29 Правил ведения трудовых книжек). Следует также отметить, что по общим правилам вносить исправительные данные в трудовую книжку на основании свидетельских показаний нельзя, однако в исключительных случаях возможно.

Таковыми являются записи, в отношении которых имеется судебное решение, или случаи массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). Исправление ошибочной записи происходит путем признания ее недействительной и внесения в трудовую книжку правильной записи.

При этом согласно п. 30 Правил ведения трудовых книжек в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Для этого в разделе «Сведения о работе» после последней записи указываются следующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна».

После этого производится правильная запись, например: «Принят по такой-то профессии (должности)». В графе 4 следует сделать ссылку на приказ или распоряжение работодателя, запись из которых была внесена в трудовую книжку ошибочно (см.

также Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 23.06.2006 N 948-6). Пример 2. Иванов И.И. принят на работу в ООО «Парус» на должность главного бухгалтера с 22 октября 2007 г.

на основании приказа от 22.10.2007 N 31. Инспектор отдела кадров Петрова А.В. внесла ошибочные данные в трудовую книжку, которые впоследствии исправила.

Приказом от 10.01.2008 N 3 Иванов И.И.

уволен по соглашению сторон на основании п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. В трудовой книжке были сделаны следующие записи: ┌──────┬────────────────┬───────────────────────┬────────────────┐ │ N │ Дата │ Сведения о приеме на │ Наименование, │ │записи├─────┬─────┬────┤ работу, переводе на │ дата и номер │ │ │число│месяц│ год│ другую постоянную │ документа, на │ │ │ │ │ │ работу, квалификации, │ основании │ │ │ │ │ │увольнении (с указанием│которого внесена│ │ │ │ │ │ причин и ссылкой на │ запись │ │ │ │ │ │ статью, пункт закона) │ │ ├──────┼─────┴─────┴────┼───────────────────────┼────────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ ├──────┼─────┬─────┬────┼───────────────────────┼────────────────┤ │ │ │ │ │Общество с ограниченной│ │ │ │ │ │ │ответственностью │ │ │ │ │ │ │»Парус» │ │ ├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────┼────────────────┤ │ 4 │ 22 │ 10 │2007│Принят в финансовый │Приказ от │ │ │ │ │ │отдел на должность │22.10.2007 N 31 │ │ │ │ │ │бухгалтера │ │ ├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────┼────────────────┤ │ 5 │ 23 │ 10 │2007│Запись N 4 │Приказ от │ │ │ │ │ │недействительна. │22.10.2007 N 31 │ │ │ │ │ │Принят в финансовый │ │ │ │ │ │ │отдел на должность │ │ │ │ │ │ │главного бухгалтера │ │ ├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────┼────────────────┤ │ 6 │ 10 │ 01 │2008│Уволен по соглашению │Приказ от │ │ │ │ │ │сторон, пункт 1 части 1│10.01.2008 N 3 │ │ │ │ │ │статьи 77 Трудового │ │ │ │ │ │ │кодекса Российской │ │ │ │ │ │ │Федерации │ │ ├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────┼────────────────┤ │ │ │ │ │Печать ООО «Парус» │ │ ├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────┼────────────────┤ │ │ │ │ │Инспектор отдела кадров│ │ │ │ │ │ │Петрова /А.В.

Петрова/ │ │ ├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────┼────────────────┤ │ │ │ │ │Иванов /И.И.

Иванов/ │ │ └──────┴─────┴─────┴────┴───────────────────────┴────────────────┘ Получается, что если неверная запись в трудовой книжке обнаружена сразу или через небольшой промежуток времени, то проблем, как правило, не возникает (см. пример 1). Ответственный за ведение трудовой книжки делает в ней соответствующие исправления, потом, после внесения сведений об увольнении (переводах), закрывает все записи, тем самым подтверждая изменения своей подписью и печатью работодателя.

пример 1). Ответственный за ведение трудовой книжки делает в ней соответствующие исправления, потом, после внесения сведений об увольнении (переводах), закрывает все записи, тем самым подтверждая изменения своей подписью и печатью работодателя.

Если неправильная запись обнаружена после того, как оформлено увольнение, то внести исправления будет несколько сложнее. Дело в том, что весь блок записей работодателя закрыт печатью и подписью, поэтому внесение исправлений без указания наименования работодателя вызовет спорный момент в связи с невозможностью идентификации автора записи. Следовательно, внесение исправлений в трудовую книжку в таком случае следует начать с создания нового блока с указанием в виде заголовка наименования организации.

Затем необходимо поставить порядковый номер записи по хронологии (следующая после записи об увольнении), дату и внести соответствующие изменения. Закрываем блок в общем порядке — печать организации, подпись сотрудника отдела кадров (руководителя организации) и подпись работника об ознакомлении с записью.

Аналогичного поведения следует придерживаться в случае, если обратился бывший работник с просьбой об исправлении записи в трудовой книжке за период, когда он работал в данной организации. Пример 3. Воспользуемся условиями примера 1 с той лишь разницей, что неверная запись в трудовой книжке была обнаружена после увольнения Иванова И.И.

┌──────┬────────────────┬───────────────────────┬────────────────┐ │ N │ Дата │ Сведения о приеме на │ Наименование, │ │записи├─────┬─────┬────┤ работу, переводе на │ дата и номер │ │ │число│месяц│ год│ другую постоянную │ документа, на │ │ │ │ │ │ работу, квалификации, │ основании │ │ │ │ │ │увольнении (с указанием│которого внесена│ │ │ │ │ │ причин и ссылкой на │ запись │ │ │ │ │ │ статью, пункт закона) │ │ ├──────┼─────┴─────┴────┼───────────────────────┼────────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ ├──────┼─────┬─────┬────┼───────────────────────┼────────────────┤ │ │ │ │ │Общество с ограниченной│ │ │ │ │ │ │ответственностью │ │ │ │ │ │ │»Парус» │ │ ├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────┼────────────────┤ │ 4 │ 22 │ 10 │2007│Принят в финансовый │Приказ от │ │ │ │ │ │отдел на должность │22.10.2007 N 31 │ │ │ │ │ │бухгалтера │ │ ├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────┼────────────────┤ │ 5 │ 10 │ 01 │2008│Уволен по соглашению │Приказ от │ │ │ │ │ │сторон, пункт 1 части 1│10.01.2008 N 3 │ │ │ │ │ │статьи 77 Трудового │ │ │ │ │ │ │кодекса Российской │ │ │ │ │ │ │Федерации │ │ ├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────┼────────────────┤ │ │ │ │ │Печать ООО «Парус» │ │ ├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────┼────────────────┤ │ │ │ │ │Инспектор отдела кадров│ │ │ │ │ │ │Петрова /А.В. Петрова/ │ │ ├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────┼────────────────┤ │ │ │ │ │Иванов /И.И. Иванов/ │ │ ├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────┼────────────────┤ │ │ │ │ │Общество с ограниченной│ │ │ │ │ │ │ответственностью │ │ │ │ │ │ │»Парус» │ │ ├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────┼────────────────┤ │ 6 │ 10 │ 01 │2007│Запись N 4 │Приказ от │ │ │ │ │ │недействительна.

│22.10.2007 N 31 │ │ │ │ │ │Принят в финансовый │ │ │ │ │ │ │отдел на должность │ │ │ │ │ │ │главного бухгалтера │ │ ├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────┼────────────────┤ │ │ │ │ │Печать ООО «Парус» │ │ ├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────┼────────────────┤ │ │ │ │ │Инспектор отдела кадров│ │ │ │ │ │ │Петрова /А.В. Петрова/ │ │ ├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────┼────────────────┤ │ │ │ │ │Иванов /И.И. Иванов/ │ │ └──────┴─────┴─────┴────┴───────────────────────┴────────────────┘ То же самое относится и к процедуре внесения исправлений в записи об увольнении работника или переводе на другую постоянную работу (в случае если такое увольнение (перевод) признано незаконным), за исключением того, что после формулировки «Запись N _ недействительна» следует указать «Восстановлен на прежней работе».

Рекомендуем прочесть:  Заверение копии трудовой книжки 2020

При этом сотрудник (И.И. Иванов) может попросить работодателя, подав соответствующее заявление (в письменном виде), выдать дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной (п. 1.2 Инструкции). Отказать работодатель не вправе.

В этом случае в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись «Дубликат», а на титульном листе прежней трудовой книжки пишется «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. Если ошибочная запись в трудовой книжке обнаружена по истечении длительного периода времени, когда после нее сделаны другие записи, то исправления вносятся в порядке, прописанном в разд.

1 Инструкции, то есть после последней записи проставляется номер, следующий по хронологии, например 10, дата внесения исправлений. Затем указывается о недействительности записи под номером, предположим, 6 и воспроизводится правильная запись. В графе 4 трудовой книжки не забудьте сделать ссылку на соответствующий приказ (распоряжение).

Обратите внимание: новую запись следует заверить печатью организации (отдела кадров) и подписью руководителя (сотрудника отдела кадров), в противном случае она может быть расценена как необоснованная.

Если книжка старого образца. Нередко новый сотрудник при трудоустройстве предъявляет книжку, подтверждающую трудовой стаж, старого образца — 1973 г. В связи с этим могут возникнуть такие вопросы, как: действительна ли данная книжка? что следует предпринять кадровику, если в ней не осталось места для записей?

Трудовые книжки образца 1973 г., утвержденные Постановлением СМ СССР, ВЦСПС N 656 , действительны при условии, если сотрудник впервые был принят на работу в период с 01.01.1975 (даты вступления в силу вышеуказанного Постановления) до 01.01.2004 (начало действия трудовых книжек образца 2004 г. — п. 2 Постановления Правительства РФ N 225). ——————————— Постановление СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих».

Следовательно, при трудоустройстве нового сотрудника работодатель обязан принять трудовую книжку образца 1973 г., при соблюдении, конечно, вышеназванного условия. Причем, оформляя данный бланк, он должен руководствоваться Правилами ведения трудовых книжек и Инструкцией.

Если в трудовой книжке старого образца не осталось свободного места для записей, то сотрудник кадровой службы должен оформить вкладыш в трудовую книжку на новом бланке (образца 2004 г.), в который и будут вноситься записи о приеме работника на работу, его переводе, увольнении. При выдаче вкладыша в трудовую книжку необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер (п.

39 Правил ведения трудовых книжек). Обратите внимание: вкладыш должен быть вшит и оформлен работодателем только в том случае, если в трудовой книжке, независимо от того, какого она года — 1973 или 2004, заполнены все страницы одного из разделов.

Иначе действия работников отдела кадров (например, вшивание вкладыша нового образца в не заполненную до конца трудовую книжку образца 1973 г.) могут быть расценены как нарушения вышеупомянутых нормативных актов, а именно п. 2 Постановления Правительства РФ N 225 и п. 38 Правил ведения трудовых книжек.

Как быть с иностранцем? Приведенные правила по оформлению и ведению трудовых книжек распространяются как на граждан РФ, так и на иностранцев и лиц без гражданства (ч.

5 ст. 11 ТК РФ). В соответствии с ч. 1 ст. 66 ТК РФ на территории РФ ведутся только трудовые книжки установленного образца, причем они обладают одинаковой силой.

Следовательно, работодатель согласно ст. 65 ТК РФ обязан либо истребовать от иностранного гражданина трудовую книжку установленного в РФ образца, либо, если трудовой договор с иностранным гражданином (лицом без гражданства) заключается впервые или трудовая книжка установленного образца у него отсутствует по другим причинам, завести ее. Обратите внимание: если гражданин при трудоустройстве представил работодателю трудовую книжку иностранного образца, то вносить в нее какие-либо записи, а также делать в российскую трудовую книжку записи о трудовом стаже на основании «иностранной» книжки работодатель не вправе (Письмо Роструда N 908-6-1 ).

Поэтому работодатель обязан завести на иностранного работника новую трудовую книжку. ——————————— Письмо Роструда от 15.06.2005 N 908-6-1

«Об оформлении трудовой книжки для иностранного работника»

. Если представлено несколько книжек Напомним, в соответствии с действующим законодательством при утрате трудовой книжки по заявлению работника работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку (ст.

65 ТК РФ). В итоге у работника, в случае обнаружения пропажи, может оказаться несколько трудовых книжек. В какую из них следует вносить сведения о приеме на работу, а на основании какой работодателю определить страховой стаж работника?

Начнем с того, что для внесения записей (оформления) при трудоустройстве сотрудника можно использовать одну из представленных книжек, на выбор работодателя. А вот для определения страхового стажа в целях оплаты листков нетрудоспособности следует принимать записи всех предъявленных работником трудовых книжек. При этом в соответствии со ст.

16 Федерального закона N 255-ФЗ , п. 22 Приказа Минздравсоцразвития России N 91 , в случае если трудовой стаж будет повторяться в нескольких книжках, в целях исчисления страхового стажа работодателю необходимо учесть только один период. ——————————— Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ

«Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию»

.

Приказ Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91

«Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам»

.

Учет и хранение Исполняя обязанности по охране труда, работодатель должен обеспечить надлежащий учет и хранение трудовых книжек и вкладышей в них. Для этих целей Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 утверждены Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в них , а также Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Приложения N N 2, 3 соответственно). ——————————— Данная форма необходима для внесения бухгалтерией предприятия сведений обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, с указанием серии и номера.

Необходима для регистрации трудовых книжек и вкладышей в них (с указанием серии и номера) всех трудоустроившихся в организацию сотрудников, а также книжек, выданных новым работникам, не имеющим трудового стажа. Заполняется кадровой службой (при наличии таковой) или иным подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В соответствии с п. 41 Правил ведения трудовых книжек обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Работодатель, при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее, взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил ведения трудовых книжек), тем самым компенсируя свои затраты.

Однако в определенных случаях плата не взимается, а именно при (п. п. 34, 48 Правил ведения трудовых книжек): — массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства); — неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша; — порче не по вине работника (например, пожар в офисе фирмы). Бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п.

42 Правил ведения трудовых книжек).

По окончании месяца кадровик представляет в бухгалтерию отчет в произвольной форме о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей в них и о суммах, которые были получены за их оформление, с приложением приходного кассового ордера. Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них оформляется актом о списании бланков строгой отчетности. Учитывая особую значимость трудовых книжек, по мнению автора, для их хранения кадровую службу предприятия следует обеспечить сейфом или несгораемым шкафом.

При этом в нем следует хранить также и книгу учета движения трудовых книжек, и личные карточки работников, в которых дублируются все записи, вносимые в трудовые книжки. В соответствии с п. 43 Правил ведения трудовых книжек трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо, в случае смерти работника, его ближайшими родственниками, должны храниться в кадровой службы организации в течение двух лет отдельно от остальных трудовых книжек.

По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. Ответственность В соответствии с п. 45 Правил ведения трудовых книжек ответственность за организацию учета, хранения, выдачи трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Принимая во внимание норму ст.

22 ТК РФ, в соответствии с которой работодатель обязан соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров, невыполнение им обязанности по ведению трудовых книжек следует рассматривать как нарушение трудового законодательства. В качестве административной ответственности за нарушение трудового законодательства ст.

5.27 КоАП РФ предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.

Для организации сумма штрафа может составить от 30 000 до 50 000 руб. (см., например, Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06). Вместо денежных штрафов контролеры могут приостановить деятельность организации (индивидуального предпринимателя) на срок до 90 суток.

Обратите внимание: в соответствии с гл.

14 ТК РФ работодатель должен обеспечить защиту персональных данных работника, иначе первый может быть привлечен не только к административной (согласно ст. 13.11 КоАП РФ должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 500 до 1000 руб., организацию — от 5000 до 10 000 руб.), но и к уголовной ответственности по ст.

137 «Нарушение неприкосновенности частной жизни» УК РФ. ——————————— В соответствии с п.

1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Следовательно, трудовая книжка является документом, содержащим персональные данные работника.

С.Н.Кудряшов Редактор журнала «Индивидуальный предприниматель: бухгалтерский учет и налогообложение» Подписано в печать 16.11.2007 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Оформление трудовой книжки. Общие требования

Вы здесь Опубликовано 2008-08-24 17:58 пользователем HRTrud Справочник практикующего юриста по трудовому праву А.В.Сутягин, В.А.Ершов, И.А.Толмачев «ГроссМедиа», 2008 «Росбух», 2008 Источник: СПС Консультант+ Рассмотрение порядка ведения трудовых книжек представляется целесообразным начать с общих требований к оформлению записей. Эти требования распространяются на: Технику оформления записей; Язык оформления записей; Состав записей; Содержание записей; Оформление отдельных элементов записей.

К основным требованиям по оформлению трудовых книжек относятся: — технические требования к оформлению записей; — требования к языку записей; — требования к составу записей; — требования к содержанию записей; — требования к оформлению отдельных элементов. Технические требования к оформлению записей изложены в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв.

Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69). В соответствии с п. 1.1 Инструкции записи в трудовой книжке должны производиться аккуратно — перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Это требование не является формальным.

Выбор технического средства записи, а также способа фиксации информации в составе записи обусловлен необходимостью ее предохранения от порчи — например, вследствие выцветания пасты (чернил), их растекания по поверхности бумаги вследствие избыточного воздействия влаги или (и) температуры. Трудовая книжка используется не только в период трудовых отношений, но и после их окончания, поскольку содержит в концентрированном виде важнейшие сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000, относит трудовые книжки работников к числу документов по личному составу (кадрам), предельный срок хранения которых согласно Федеральному закону от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» определен в 75 лет.

Инструкция предписывает производить записи в трудовой книжке без каких-либо сокращений.

В частности, следует писать полностью слова «приказ» (а не «пр.»), «распоряжение» (а не «расп.»), «переведен» (а не «пер.»), «назначен» (а не «назн.») и т. д. Наконец, еще одно существенное техническое требование к записям в составе разделов документа зафиксировано в п.

11 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Это требование предусматривает наличие у каждой записи своего порядкового номера в пределах соответствующего раздела.

То есть каждая запись, вносимая в трудовую книжку, должна иметь очередной порядковый номер. Требования к языку оформления записей вытекают из соответствующих положений Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Согласно п. 6 Правил в общем случае трудовые книжки должны вестись на государственном языке Российской Федерации.

В том случае, однако, если предприятие осуществляет свою деятельность на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, ведение трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации производиться и на государственном языке этой республики. Таким образом, каждая вносимая в трудовую книжку запись должна воспроизводиться сначала на русском языке, а затем — на государственном языке соответствующей республики.

Требования к составу записей закреплены в положениях Правил ведения и хранения трудовых книжек, которые, в свою очередь, базируются на соответствующих положениях ТК РФ. Правила предусматривают внесение в трудовую книжку следующих видов записей (сведений): Записи (сведения) о работнике; Записи (сведения) о работе; Записи (сведения) о награждении. Заметим, что это требование нашло свое отражение и в форме бланка трудовой книжки, в которой для внесения перечисленных видов записей предусмотрены соответствующие листы (разделы).

Сведения о работнике включают сведения о фамилии, имени и отчестве работника, а также сведения об образовании, профессии, специальности работника. Эти сведения фиксируются на титульном листе трудовой книжки.

В свою очередь, сведения о работе, которые фиксируются в разделе «Сведения о работе», можно подразделить на: Сведения о выполняемой работником работе (трудовой функции); Сведения о переводе работника на другую постоянную работу (в том числе к другому работодателю); Сведения о прекращении трудового договора с работником (его увольнении); Иные сведения о работе, внесение которых в трудовую книжку предусмотрено законодательством, иными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. Уточним, что к числу последних в соответствии с Правилами и Инструкцией по заполнению трудовых книжек могут быть отнесены: Сведения о присвоении работнику в период работы нового разряда (класса, категории и т. п.); Сведения об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации; Сведения о работе по совместительству; Сведения о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж работника; Сведения о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа работника; Сведения о времени военной службы либо времени службы работника в органах внутренних дел и таможенных органах; Сведения о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Сведения о награждении подлежат фиксации в разделе «Сведения о награждении» и включают: Сведения о награждении работника государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений; Сведения о награждении работника почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом предприятием или вышестоящими организациями (органами управления (власти)); Сведения о других видах поощрения работника, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине, за исключением премий, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых работнику на регулярной основе.

Требования к содержанию записей также закреплены в соответствующих положениях Правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Не вдаваясь сейчас в подробности, обратим внимание уважаемых читателей на три общих требования, предъявляемых к содержанию записей, которые можно сформулировать следующим образом: Полнота содержания записей, предполагающая включение в нее всех необходимых сведений (элементов), таких, в частности, как порядковый номер записи, ее дата, номер, дата и наименование документа, на основании которого та или иная запись вносится в трудовую книжку, и т. д.; Соответствие формулировок записей положениям трудового законодательства и (или) приказа (распоряжения) — например, приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, его переводе на другую постоянную работу, об увольнении работника и т.

п.; Соответствие записей фактическому положению дел, в том числе в случаях, когда по тем или иным обстоятельствам в ранее оформленные записи вносятся изменения (исправления). Подчеркнем, что наличие документального основания для внесения записи соответствующего содержания в трудовую книжку является обязательным. На том, какие именно документы выполняют роль такого основания, мы остановимся чуть позже.

Подытоживая характеристику требований к оформлению записей в трудовой книжке, скажем несколько слов о требованиях, установленных в отношении оформления отдельных элементов соответствующих записей. Поясним, что эти требования регламентируют порядок оформления некоторых сведений в составе записей о работнике, а также дат, заверительных надписей и некоторых иных видов записей (в частности, записей о выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее), вносимых в трудовую книжку.

Так, фамилия, имя и отчество работника вносятся в трудовую книжку в именительном падеже, без сокращений и (или) замены имени (отчества) инициалами. Аналогичные правила распространяются и на порядок внесения в трудовую книжку сведений о дате рождения работника.

Что касается оформления дат, то в соответствии с п.

1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек записи дат во всех разделах документа должны производиться арабскими цифрами.

При этом число и месяц обозначаются двумя парами двузначных чисел, а год — четырехзначным числом, отделяемыми друг от друга точками.

Заверительная надпись, вносимая в трудовую книжку на титульном листе при оформлении документа, должна включать только разборчивую личную подпись работника, ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии.

Подлинность подписи подлежит удостоверению оттиском печати.

Формулировки записей о выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее должны в точности соответствовать формулировкам, указанным в Правилах ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Уточним, что такие записи могут оформляться от руки либо посредством простановки штампа («Дубликат», «Взамен выдан дубликат», «Выдан вкладыш» и т. п.) с указанием серии и номера выданного документа на оригинале трудовой книжки.

Титульный лист трудовой книжки (не приводится).

А так выглядит раздел «Сведения о работе» (не приводится). Общий вид раздела «Сведения о награждении» выглядит так (не приводится). Вкладыш в трудовую книжку должен выглядеть так (не приводится).

Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Недействительность записи в трудовой книжке

В любом документе могут быть ошибки.

Случаются они и при внесении записи в трудовую книжку.

Если запись неточна или неправильна, просто зачеркнуть ее нельзя, а необходимо признать недействительной и для этого существует определенная процедура. После последней отметки в трудовой книжке, под следующим порядковым номером и с указанием даты, в третьей графе, вносятся сведения о том, что запись под таким-то номером недействительна.

После этой фразы записываются сведения в правильной формулировке, а в четвертой графе – номер приказа или распоряжения, на основании которого была внесена правильная запись.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+