Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Для чего пишется служебная записка

Для чего пишется служебная записка

Для чего пишется служебная записка

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию. ФАЙЛЫ

Составление служебных записок для начальства

Чаще всего такие документы направляются именно руководству.

Это связано с тем, что служебная записка – это документ, в котором сообщаются какие-либо внутренние проблемы.

Пример служебной записки нигде не прописан, образца текста нет, поэтому их составляют в произвольной форме.

Самое главное — описать суть проблемы и предлагаемые пути ее решения. На что еще следует обратить внимание, так это на то, чтобы ваша служебная записка была зарегистрирована в организации.

Таким образом можно точно удостовериться, что она дойдет до начальства.Однако ситуации бывают разными. Представьте себе, что вы пишете служебную записку не о поломке техники, а, например, о сотруднике вашей компании, который в чем-то провинился.

Ситуации бывают разными. Ваша служебная записка может быть просто «потеряна». Чтобы такого не случилось, вы можете подстраховаться. Составьте служебную записку в двух экземплярах.

Отдайте их на регистрацию секретарю и попросите на вашем экземпляре написать, что записка зарегистрирована по такому-то номеру, такой-то датой и принята к рассмотрению. Таким образом, даже если ваша жалоба «не дойдет» до начальства по каким-либо причинам, у вас есть подтверждение и ее текст.

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс.

Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Образец докладной записки

Главному врачу Центральной городской больницы г. Калуга Малышеву И. И. инженер по охране труда Волков Н.И.

Докладная записка Довожу до Вашего сведения, что в производственных подразделениях Центральной городской больницы № 5 в рамках подготовки ко Дню охраны труда под девизом «Охрана труда и будущее сферы труда» с 08.04.2019 г. по 18.04.2019 г. в структурных подразделениях МУ была проведена проверка выполнения требований нормативных актов:

  1. техники безопасности эксплуатации сосудов, работающих под давлением;
  2. по охране труда на рабочих местах;
  3. соблюдения правил пожарной и электробезопасности;
  4. организации и производства работ повышенной опасности.

По результатам проверок прошу поощрить лучших работников и подразделения почетными грамотами:

  1. «Лучший молодой работник» – сестру медицинскую общей практики – семейной медицины амбулатории № 5 Рязанцеву Кристину Валериевну.
  2. «Лучшее структурное подразделение МУ «ЦПМСП г.

    Тореза – амбулаторию № 7;

  3. «Лучший работник» – младшую медицинскую сестру (санитарку) ДСП манипуляционного кабинета Чужинову Светлану Васильевну;

19.04.2019 г.

Инженер по охране труда (подпись) О.Н. Малышева

Для чего нужно писать служебную записку

Этот документ имеет справочно-информационный характер.

Его применяют в том случае, если существуют вопросы, решение которых зависит от других подразделений фирмы или отдельных сотрудников.Этот документ отличается от докладной записки тем, что служит для работы со структурными подразделениями одного уровня, в то время, как последняя предназначена для доклада руководству.Основной функцией является информирование об имеющих место проблемах, предложениях по их решению. Служебная записка не носит характера приказа, она эффективна в тех случаях, когда обе стороны согласны с предложенным решением, выполнение которого относится к их компетенции.Кроме своих прямых задач, в некоторых случаях они могут выполнять дополнительные функции.

Например, если требуется документально зафиксировать некий факт без сложных бюрократических процедур.

Также они могут быть полезны, давая документальное основание для тех действий, с которыми все согласны, но не имеют другого способа их оформить.Служебная записка может использоваться в том случае, когда специалист зафиксировал проблему, за которую он должен отвечать, но самостоятельно решить вопрос не имеет возможности.

Наличие такого документа является доказательством того, что он свои служебные обязанности выполнил и, хотя исправить ситуацию не смог, обратился за помощью к специалистам вовремя.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации.

Перечислим наиболее распространенные виды:

  1. сообщение о направлении в командировку;
  2. информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
  3. запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  4. предложение о дополнительном премировании;
  5. сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Инструкция по делопроизводству ООО «Альфа»

. 4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные) .

4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

  1. подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).
  2. заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
  3. наименование структурного подразделения — составителя записки;
  4. адресат — ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
  5. дата документа — дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
  6. отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
  7. наименование вида документа — докладная, служебная или объяснительная записка;

4.10.5. Текст пишется от первого лица в единственном числе. В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

Рекомендуется заканчивать текст словами «Считаю. (необходимым, целесообразным и т.

д.)», «Предлагаю.», «Прошу. (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)».

4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции. Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец.

Приведем примеры оформления разных записок.

Как оформлять записки

Деловые записки еще разделяют на внутренние и внешние. Докладная записка может быть составлена для взаимодействия с внешними структурами.

Служебной и объяснительной пользуются только для внутренней связи между отделами и сотрудниками.

Внешние записки оформляются на официальном бланке компании, для внутренних можно использовать бумагу формата А4.Структура письменного сообщения выглядит практически одинаково.
Вот какие элементы должны быть указаны в записке:

  1. ФИО, должность составителя, его подпись.
  2. Название документа («докладная записка», «объяснительная записка», «служебная»)
  3. Дата написания
  4. Смысловой блок ( причина составления, предложения, вывод)
  5. Адресат (Название компании, ФИО, должность начальника)

Для наглядности отличий между видами записок, мы составили .

ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИИ ИГНОРИРУЮТ СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ?

Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций.

В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки. Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.
Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.

На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины: • низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота; • отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации; • наличие электронных средств связи.

Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д. Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть.

Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет.

Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.

О премировании

На основании такой служебной записки работника за хорошую и качественную работу могут материально поощрить. Составить такой документ вправе:

  1. совет бригады;
  2. руководитель подразделения, в котором работает сотрудник, претендующий на получение премиальных доплат;
  3. профсоюз, членом которого является сотрудник.

В служебной записке такого типа нужно указать:

  1. подпись составителя документа.
  2. полные данные и должность руководителя, который вправе издать приказ о поощрении сотрудника;
  3. просьба о премировании конкретного работника или нескольких человек.

    В обязательном порядке указывается причина премиальных доплат, их размер и время (число и месяц) выплаты;

  4. должность и ФИО должностного лица, составившего документ;
  5. полная информация о работнике (его должность и ФИО без сокращений);
  6. дата подписания служебной записки (день, месяц и год);

Для получения премиальных выплат на основании служебной записки необходимо пройти несколько этапов:

  1. документ о начислении премии рассматривает ответственный руководитель компании.

    Он принимает решение о выплате или об отказе. Решение оформляют в письменном виде, после чего его направляют в отдел по работе с кадрами;

  2. сотрудники отдела кадров готовят приказ о поощрении работника.

    Основанием для выплаты будет служебная записка;

  3. подписанный документ отправляют в канцелярию или отдел, отвечающий за внутренний документооборот. Там бумагу регистрируют и присваивают ей индивидуальный номер. После этого ее направляют для рассмотрения руководителю;
  4. на последнем этапе приказ отправляют в бухгалтерию, которая производит начисление.

Для того, чтобы правильно оформить эту бумагу, следует обратиться за помощью к опытным юристам компании Правовед.ру.

Они проанализируют ситуацию и помогут подготовить именно тот вид документа, который необходим в вашей ситуации.

Как оформить служебную записку

О правилах оформления служебной записки информацию мы разместили отдельно.

Раскрыли требования ГОСТа о шрифтах, двусторонней печати, размерах полей и т.п.

Если в Вашей организации руководитель не счел важными иные требования.

И не оформил свои пожелания в виде локального нормативного акта. Тогда необходимо применять именно локальный акт и требования руководителя.Служебная записка обычно никогда не оформляется на бланке организации. Справочные данные работодателя используют на письмах, которые предназначены третьим лицам.
Справочные данные работодателя используют на письмах, которые предназначены третьим лицам.

Поэтому записка начинается с адресата – кому. Это может быть руководитель организации (директор), начальник отдела (кадрового, бухгалтерии, где трудится работник) и т.п. Адресата составитель служебной записки указывает в крайнем правом углу листа.

А в левом углу тот, кому адресована записка, поставит свою резолюцию. Составитель документы оставляет этот угол свободным от записей.

Как пишется служебная записка?

Анонимный вопрос · 25 февр 2018 · 2,5 KИнтересноЕщёВы знаете ответ на этот вопрос?Поделитесь своим опытом и знаниями1 ответ2,1 KМаркетолог, преподаватель, а также молодая мама. Служебная записка –это внутренний документ в организации, который позволяет быстро и качественно решать текущие задачи.

Обще требования к содержанию такого рода документа: — обязательно указывайте кому предназначается. Читать далее1 · 1,2 KКомментировать ответ.Читайте также22,0 KAequĭtas sequĭtur legemОформляется документ на листе бумаги A4 как в рукописном, так и печатном варианте.При написании используется строго деловой стиль изложения информации.

Не допускается использование эмоционально-окрашенной лексики при написании документа.Обязательное отсутствие обсценной и просторечной лексики.Краткость изложения информации.

Не стоит писать поэму на десяти листах, достаточно кратко и по существу изложить основные моменты.Документ всегда составляется от первого лица.В изложении события должна просматриваться логика, четкая хронология.В тесте объяснительной записки отсутствуют итоговые выводы. То есть, не следует в конце документа писать: «Исходя из изложенных фактов, я считаю себя невиновным в опоздании на работу».11 · 451927Поисковая система вакансий и персонала по всей России · ОтвечаетКак и в любом документе, необходимо соблюдать общие правила составления документов, а именно указать:

  1. должность составителя, его подпись и Ф.И.О., иногда необходимы также подписи заинтересованных лиц.
  2. кому предназначается (Ф.И.О. в дательном падеже и должность)
  3. в «теле» записки описывается сложившаяся ситуация и конкретизируется просьба, либо излагаются действия в связи с ситуацией;
  4. наименование документа, дата, номер записки;
  5. краткую тему записки или заголовок;

· 27455Образование Высшее — закончил в 2000г ВГАСУ. Слушаю рок, панк, рок. не хватает информации в Вашем вопросе.

Не ясно кто и кому собирается писать служебную записку (директор начальникам подразделений или всему персоналу, начальник подразделения директору или другому должностному лицу, ответственный работник своему непосредственному начальнику, и т.п.).Сначала определимся что такое Служебная записка.Служебная записка – информационно-справочный документ («внутренняя переписка»), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками.Служебная записка адресуется конкретному должностному лицу.Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения.Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.Служебная записка – это форма внутреннего документооборота. Она позволяюет наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.Специальной формы служебных записок не предусмотрено. Записка составляется в произвольной форме.

Они могут передаваться на бумаге или по электронной почте (нсли налажена на предприятии система электронного документоооборота).

Специального бланка служебной записки не существует.
Однако есть общие требования к ее содержанию:Обязательно указывается кому адресована служебная записка — в правом верхнем углу пишется фамилия, имя и отчество, и обязательно должность лица, которому направляется документ.Ниже указывается наименование и номер документа.Далее излагают суть проблемы или информация, которые намерен донести до адресата составитель документа.Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.В конце документа указываются должность и ФИО лица, направившего служебную записку.Составление Служебной записки целесообразно, если нужно письменно сообщить коллеге:

  1. о наличии или изменении состояния материальных ценностей;
  2. о любом другом факте или событии, которое, по мнению автора документа, потенциально влияет на исполнение его трудовых обязанностей.
  3. о возражении в отношении его действий или намерений;
  4. об изменении графика работы отдельного сотрудникак или части подразделения;
  5. об имеющемся мнении или предложении внести коррективы в рабочий процесс;
  6. об изменениях в сути и составе информации, используемой для работы;

Как видите, нет возможности помочь Вам сфомулировать текст именно в Вашем случае, но руководствуясь предоставленной выше информацие по данному документу, Вы, надеюсь, с легкостью, теперь сможете ее сами.Можете скачать шаблон в формате Word по данной ссылке А вот эти приемры Вам помогут: · 95939Исполняющему обязанности директораНазвание организацииФИО Директораот (ваша должность и ФИО)Данный текст размещает в правом верхнем углу.

Посередине листа пишем «Служебная записка» и ниже в свободной форме в официально-деловом стиле излагаем суть. После этого ставим подпись и дату. · 220346Спортсмен, автолюбитель и просто забавный собеседникВсё зависит от смысла фразы. Если Если вы предлагаете кому-то ознакомится с чем-то, то «ознакомьтесь»: ознакомьтесь, пожалуйста, с инструкцией.

Если Если вы предлагаете кому-то ознакомится с чем-то, то «ознакомьтесь»: ознакомьтесь, пожалуйста, с инструкцией. Если же вы просите кого-либо ознакомить третье лицо с чем-то, то «ознакомьте»: Василий, ознакомьте, пожалуйста, гостью с правилами поведения.Суффикс «-сь» указывает на действие, которое нужно сделать с самим собой.1 · 4,2 K4,2 KЮрист в сфере банкротства, основная специализация — оспаривание.Не понятно о каком именно заявлении Вы говорите.

В то же время мне неизвестно, чтобы форма какого-либо заявления требовала обязательного собственноручного написания. Юридическую силу при написании имеет только непосредственно личная подпись того кто заявление пишет.61 · 1,4 K150Оказываем профессиональную юридическую помощь с 2013 года!

Более 700 выигранных. · ОтвечаетЗдравствуйте! Законодательно данный вопрос не регулируется, необходимо смотреть внутренние локальные акты, если таковые имеются.Однако, проблем в том, что руководитель другого отдела пишет докладную записку с формальной точки зрения нет — ведь докладная не равно дисциплинарное взыскание.Вопрос будет в том, вынесут ли вам дисциплинарное взыскание на основании данной докладной и будет ли все оформлено надлежащим образом в данном случае.

· 34728Мы рассказываем не только о нормах законов, но и рассматриваем конкретные. · ОтвечаетРапорт военного — это служебный доклад вышестоящему руководству по установленной форме. В широком смысле под ним понимается официальное устное или письменное донесение по служебным вопросам, выполненное с соблюдением требований субординации.

Также это может быть доклад о проделанной работе или выполнении поставленных задач. В указе президента от 10.11.2007 № 1495, в ст.

106, отмечено:

«Письменные обращения, направляемые военнослужащим должностным лицам воинской части, излагаются в форме рапорта»

. Таким образом, под этим термином в вооруженных силах можно понимать любое письменное обращение военного к своему непосредственному руководству, независимо от его содержания.

Это может быть предложение, жалоба или заявление с просьбой о чем-либо.Поскольку письменный рапорт, по сути, — военный аналог гражданских заявлений, он составляется по общим правилам делопроизводства. В нем должна быть информация:· кому адресован документ: Ф.И.О. и должность;· кто автор: Ф.И.О., должность;· название;· основная часть, где излагается тема по существу;· подпись и дата.Документ можно написать от руки или напечатать на компьютере.

Основную часть необходимо излагать кратко, но понятно и аргументированно.

При необходимости делают ссылки на законы, приказы и т.п.

Текст не должен допускать двойного толкования, содержать лирические отступления или неточности. Если нужно, к рапорту прилагаются подтверждающие документы.

Например, когда военнослужащему нужен краткосрочный отпуск для ухода за тяжелобольным членом семьи, прилагают копию медицинского заключения или справки. В этом случае после основной части составляется список, в котором последовательно перечисляются приложенные документы.

Если такой документ всего один, в основной части достаточно указать: «_____ прилагается».Дополнительно вы можете узнать об определении и назначении рапорта, что он должен содержать, о порядке сдачи, и посмотреть образец рапорта военнослужащего, а также прочитать ответы на вопросы пользователей или задать свой вопрос редактору и юристам по ссылке .1 · 1,5 K2,2 Kк. ф. н., научный сотрудник Института русского языка им.

В. В.Правильно, если это слово употребляется самостоятельно (не как первая часть сложных слов).

Например: доступ к интернету, пользоваться интернетом. Кстати, в этом случае прежде рекомендовалось писать слово интернет только с большой буквы, но сейчас можно писать и с маленькой.Если же интернет. употребляется как первая часть сложных слов (например: интернет-портал, интернет-магазин), то не склоняется: на интернет-портале, в интернет-магазине.20 · 2886,8 KКоманда Яндекс.Кью помогает найти ответы на ваши вопросы о коронавирусе · ОтвечаетЗдравствуйте!

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+